DE WERELD NU

De voordelen van kleine organisaties

Kleine organisaties 0

Anders dan veel mensen denken hebben kleinere organisaties vaak grote voordelen ten opzichte van grote molochs. Bigger is niet beautiful, vond Toon Kasdorp.

De nadelen van grote organisaties zijn in de eerste plaats de extra kosten die ze meebrengen voor hun instandhouding. Dat zijn allemaal kosten die niet besteed worden aan de door de organisatie geproduceerde goederen en diensten. Onder grote organisaties te verstaan organisaties met veel personeel en tussen dat personeel veel uiteenlopende verbindingen.

Vanwege die extra kosten dienen organisaties zo klein te blijven als met hun doelstelling in overeenstemming is te brengen. Is de organisatie zo klein dat iedereen alle andere leden kent en regelmatig ontmoet, dan worden problemen vaak opgelost voor ze de gelegenheid krijgen het functioneren te belemmeren. Daar is dan geen gestructureerd overleg of toezicht voor nodig, het gebeurt spontaan en als het ware tijdens het werk.

Er zijn een aantal verschillende optima voor de omvang van een organisatie, die men terug kan vinden in hele oude organisaties zoals die van het leger of van de Kerk van Rome. Die organisaties hebben hun waarde in de praktijk bewezen. Ik denk dan aan de omvang van een patrouille, een peloton, een bataljon etc. of alternatief aan de omvang van een parochie, een dekenaat, een bisdom etc. .

Elk optimum zal weer zijn eigen voor- en nadelen hebben, maar een omvang van meer dan honderddertig mensen die dagelijks moeten samenwerken, betekent altijd meer dan één bestuurslaag. Meer bestuurslagen zijn meer regels en die produceren meer bureaucratie. Dat levert onevenredig hoge besluitvormingskosten op. Er ontstaan interne belangentegenstellingen en verkeerde incentives.

Over deze belangentegenstellingen en incentives zou ik het hier verder willen hebben.

Grote organisaties zijn normaal gesproken verdeeld in afdelingen die ieder hun eigen taak hebben. De eigen taak van de afdeling kan door de leden dikwijls niet meer in verband worden gebracht met de taak van de organisatie als geheel. Daardoor krijgt het belang van de eigen taak in zekere zin een absoluut karakter en worden andere afdelingen in de organisatie eerder als concurrent voor resources dan als hulp in de taakuitvoering gezien.

Ondernemers laten hun doen en laten bepalen door de taak die ze zich zelf gesteld hebben en ondergaan daarbij, zoals dat heet, de tucht van de markt. Leidinggevenden in niet-commerciële organisaties missen de objectieve correctie van de markt en werken in de plaats daarvan onder de druk van de publieke opinie of van de verantwoording die ze af moeten leggen aan statutair of door de wet aangewezen organen.

Zowel in commerciële als in niet commerciële organisaties laten mensen hun werk bepalen door de manier waarop er gereageerd wordt door de collega’s, maar vooral door hun baas. Hebben zij een baas die verstand van zaken heeft en onmiddellijk reageert op gemaakte fouten en op positieve prestaties, dan zal dit de kwaliteit van het werk van de betrokkenen ten goede komen. Wordt hun werk niet effectief gecontroleerd en wordt er op hun fouten of goede prestaties niet gereageerd, dan zakt het niveau.

De medewerkers op de afdeling worden meestal afgerekend op prestaties die een afgeleide zijn van de afdelingstaak. Niet op de manier waarop zij het functioneren van andere afdelingen bevorderen of van de organisatie als geheel. Daarom zullen, gemeten aan de doelstellingen van het geheel, ook goede en gemotiveerde medewerkers vaak suboptimale prestaties leveren. Dit is door leidinggevenden lastig te vermijden, want alleen wie dagelijks met iemands werk in aanraking komt kan het goed beoordelen en in grote organisaties zijn dat alleen personen op dezelfde afdelingen. Uit het bovenstaande kunnen een aantal aandachtspunten worden afgeleid.

Een organisatie waarin volstaan wordt met de taken over afdelingen verdelen en vervolgens af te wachten hoe de prestaties van die afdelingen in de praktijk zullen blijken te matchen, zal te kort schieten. Er zijn ingebouwde mechanismen die ervoor zorgen dat afdelingen en hun producties spontaan een autonoom karakter krijgen. Autonoom wil in dit verband zeggen niet meer op elkaar afgestemd. Dit houdt dat het met elkaar verbinden van de prestaties van de afdelingen een voorwerp van voortdurende zorg van de leiding hoort te zijn.

Het bestuur dient op de hoogte te blijven van de wijze waarop elk van de afdelingen functioneert en hoe zij samenwerken. Het moet erop toe zien dat de interne taakstelling van de afdeling niet door de eigen afdelingsdynamiek wijziging ondergaat. Geregeld overleg is daarvoor noodzakelijk. Geregeld wil zeggen niet minder dan eens in de veertien dagen. Overleg wil zeggen overleg en niet ‘vergaderen’. Alleen dus met de mensen die er iets mee van doen hebben en nooit met meer dan vier of vijf personen. Vergaderingen met de hele afdeling is iets voor een feestelijke gelegenheid, maar niet voor het werk.

De leiding dient een duidelijk beeld te houden van de taak die de afdeling zich voor ogen stelt bij het produceren van de diensten of goederen die de ratio vormen voor het bestaan van de organisatie. Het is die taakstelling die bij het overleg over lopende zaken dient te worden bewaakt.

Binnen elke afdeling zal een eigen personeelsbeleid moeten worden gevoerd. Verantwoordelijk daarvoor dient te zijn degene die met de leiding van de afdeling is belast. Dat zou altijd iemand moeten wezen die geschoold is in de taak van de afdeling en zo het werk van de medewerkers kan beoordelen. Scholing als manager of boekhouder is van secundair belang, tenzij boekhouden de taak van de afdeling zou zijn. Scholing in de vervaardiging van dienst of product is belangrijker. Aan het hoofd van een school een onderwijzer, van een medische afdeling een medicus en van een juridische afdeling een jurist.

De leiding van de organisatie behoort de leiding van de afdelingen de incentives ter beschikking te stellen waarmee medewerkers gericht kunnen blijven op het goed functioneren van de organisatie als geheel en niet alleen van de eigen afdeling. Het gaat hierbij niet alleen om financiële incentives, maar met name ook om organisatorische. Via lunchfaciliteiten of een wekelijkse borrel dienen mensen van verschillende afdelingen die veel met elkaar te maken hebben in ongezocht contact te worden gebracht. Wie veel met andere afdelingen van doen heeft moet in de buurt zijn werkplek hebben etc. .

Wanneer de leiding zich bewust is van de problemen die met de omvang en de structuur van organisaties zijn gemoeid, vooral ook met de noodzakelijke coördinatie tussen de afdelingen en daar een deel van haar tijd aan besteedt, zal zij merken dat de prestaties omhoog gaan. Is de organisatie eenmaal zo ingericht dat het werken in het belang van het geheel gemakkelijker wordt dan het werken op een manier die ten koste van het geheel gaat, dan kan daarna de meeste tijd worden besteed aan de zorg om de juiste man m/v op de juiste plaats te krijgen. Dat is in negen van de tien gevallen de belangrijkste taak van topmanagement. Dat, en toezicht houden. Want het oog van de meester maakt het paard vet.


Dit artikel over kleine organisaties als ideale organisatievorm verscheen eerder op het Blog van Toon Kasdorp.

Meer van Toon Kasdorp vindt u hier.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.